Le logiciel de gestion pour savonniers et cosmétique artisanale

Vous fabriquez à froid ou à chaud, vous coupez vos pains après quelques jours de moule, et vous laissez vos savons en cure pendant quatre à six semaines avant de les vendre. La cosmétique artisanale a ses contraintes propres, et Geko a été pensé pour s’adapter à votre rythme particulier.

Vos défis quotidiens, qu’on entend tous les jours

Le premier piège, c’est la traçabilité obligatoire. En cosmétique artisanale, vous devez pouvoir retracer chaque lot : quelles matières premières, quelles quantités, quel jour de fabrication, quel numéro de lot, quelle date limite d’utilisation, quels destinataires. Sur papier ou sur un tableur, ce suivi devient vite ingérable, et c’est pourtant une obligation légale qui peut vous coûter cher en cas de contrôle.

Le second piège, c’est la complexité du stock de matières premières. Vous travaillez avec des huiles végétales (souvent une dizaine en parallèle), des beurres, des hydrolats, des parfums et huiles essentielles, des colorants, des actifs cosmétiques, parfois de la lessive de soude. Chaque matière a ses dates limites d’utilisation à surveiller, ses conditions de conservation. Le suivi de tête finit toujours par craquer.

Le troisième piège, c’est la planification des productions. Avec une cure de quatre à six semaines, vos savons fabriqués aujourd’hui ne seront vendables qu’au début du mois prochain. Vous devez anticiper vos pics de demande (fêtes des mères, Noël, marchés de l’été) et lancer vos productions à temps. Sans outil de pilotage, vous fonctionnez à vue et vous risquez de manquer de stock ou d’en avoir trop.

Comment Geko vous aide concrètement

Le stock intelligent vous permet de référencer toutes vos matières premières (huiles, beurres, hydrolats, parfums, actifs) avec leurs quantités, leurs coûts d’achat, leurs fournisseurs et leurs dates limites d’utilisation. Vous définissez des seuils d’alerte sur les références critiques (les huiles de base que vous utilisez sur toutes vos productions, les actifs phares de votre gamme) pour anticiper vos commandes sans urgence.

Le système des recettes est particulièrement adapté à votre métier. Vous décomposez chaque savon ou produit cosmétique : tant de gramme d’huile d’olive, tant d’huile de coco, tant de beurre de karité, telle quantité de soude, tel parfum. Vous l’enregistrez une fois, et chaque production déduit automatiquement les bonnes quantités de votre stock. Vous gardez une trace précise de chaque formulation.

Pour la traçabilité des lots, vous renseignez la date de production, le numéro de lot, la date limite d’utilisation prévue. Quand vous validez les commandes faites à partir de ce lot, l’historique reste consultable. C’est un atout pour répondre à un contrôle, et c’est aussi rassurant pour vous au quotidien.

Le planificateur de rentabilité vous donne la rentabilité réelle de chaque produit : coût exact des matières (calculé à partir des recettes), temps de production estimé, charges fixes au prorata. Vous découvrez parfois que vos savons les plus simples sont les plus rentables, et que vos formulations très élaborées avec des actifs coûteux ne se vendent pas assez cher pour être justifiées. Vous pouvez ajuster votre offre en connaissance de cause.

La gestion des commandes vous permet de tenir vos engagements. Vous savez quelles commandes doivent partir cette semaine, lesquelles sont en attente d’un lot encore en cure, lesquelles attendent un solde. Pour les marchés et la vente directe, le module dédié vous permet d’encaisser rapidement avec mise à jour automatique du stock, que vous soyez sur un salon de créateurs ou en boutique éphémère.

Un outil qui respecte vos contraintes

Geko ne nie pas la spécificité de la cosmétique artisanale : son rythme lent, ses contraintes réglementaires, sa précision exigée. Il vous donne juste les moyens de mieux piloter votre activité, sans vous demander d’apprendre un nouveau métier.